דבר ראשון: איסוף כלל הנתונים למקום אחד. מה זה כלל הנתונים? כל מה שקיים על המוצרים / השירותים, מכל המקורות, ממש תאספו את הכל במקום אחד.

רצוי שיהיה:

• שם מוצר / שירות
• תאריך רכישה
• כמות
• מחיר
• מחיר עלות (אם מדובר במוצרים ולא שירותים)
• רווח
• איך הוזמן

אחרי שיש לנו את הכל במקום אחד, בואו נראה מה ניתן להבין מזה:

• נעשה מיון לפי שם מוצר / שירות – מכאן נוכל לדעת אילו שירותים / מוצרים הם הנמכרים ביותר.
• כמו כן, נוכל להבין אם יש לנו מוצרים / שירותים שלא נמכרים ואנחנו מחזיקים אותם כי נקשרנו אליהם רגשית או פשוט לא היה לנו זמן לשים לב לזה.
• נעשה מיון לפי תאריך רכישה – מכאן נוכל לדעת אם יש עונתיות או אם יש מוצרים / שירותים מבוקשים יותר בתקופות מסוימות (לפי זה נוכל לתכנן את השיווק שלנו ו/או את המלאי).
• נעשה מיון לפי רווח – מכאן נוכל לדעת מהם המוצרים / שירותים הכי רווחיים שלנו.
• כמו כן, נוכל להבין אם יש מוצרים שהם פשוט לא רווחיים. או אולי נבין ששווה לנו להישאר עם המוצרים ה"יקרים" יותר, למכור פחות מבחינת הכמות ביחס למוצרים ה"זולים" אבל הרווח הוא גדול יותר.
• ויש כאן גם משמעויות של עלויות והוצאות – אולי נוכל לחסוך כאן המון.
• נעשה מיון לפי איך הוזמן – מכאן נוכל לדעת איך הלקוחות מעדיפים לרכוש את המוצרים / השירותים הספציפיים. לפי זה אולי נבין ששווה למכור רק באונליין או דווקא רק פיזי ואז נוכל לחסוך את הוצאות של האונליין
• משמעויות נוספות רלוונטיות לכל אחת מהעמודות: השיווק ממש ממש תלוי בכל הנתונים האלו ומכאן כמובן העלויות וההוצאות שנוציא על זה.

– בנוסף, אולי אפשר לבנות חבילות?
– אולי שילוב שירותים או אולי להוסיף מוצר / שירות משלים? בצורה הזאת נוכל להגדיל את המכירה לאותו לקוח ולהשתמש בפלטפורמה הקיימת.

בניית תהליך ניהול ובקרה:

ברגע שהכנסנו את כל הנתונים לטבלה, יש לנו שליטה מלאה בכל מה שקורה בנוגע למוצרים / שירותים שלנו.
מכאן, אפשר לגזור את כל השיטה. 
מכאן אפשר לעשות ניבוי הזמנות עבור הספקים (במוצרים הפיזיים), אפשר לעשות את השיווק ממוקד,
יותר מזה, גם כשיהיה מוצר / שירות חדש כבר יש תהליך סדור אז ההטמעה שלו יכולה להתבסס על הקיים ורק לעשות את התאמות.

תשקלו את תדירות עדכון הטבלה לפי כמות המכירות ו/או הזמן שתוכלו להשקיע בכך.

דבר ראשון זה איסוף נתונים – יש לאסוף את כל הנתונים מכל מקור: מערכת CRM , מערכת הנהלת חשבונות, קופה רושמת, טבלאות אקסל, מחברות פתקים וכו'
דבר שני לרכז הכל במקום אחד, בטבלה/דו"ח/אקסל אחד.

עכשיו בואו נראה מה יש לנו או מה היינו רוצים שיהיה (ואם אין אז לנסות להשלים את המידע):

• שם ושם משפחה
• פרטי יצירת קשר (טלפון / מייל)
• כתובת
• תאריך יום הולדת
• מגדר
• מקור הגעה – איך הגיע אלינו
• תאריך רכישה
• סכום רכישה

אחרי שהכל מסודר, בואו נראה מה אומרים לנו הנתונים:

• נעשה מיון לפי שם הלקוח – מכאן נוכל לדעת אם יש לקוחות חוזרים, מי קנה הכי הרבה, מה קנה ובכמה.
• בכך, נוכל לעשות שיווק ממוקד ללקוחות האלה, אפשר יהיה לשווק להם מוצרים / שירותים דומים ו/או משלימים, אפשר יהיה לשלוח להם עדכונים על דברים החדשים שיש לנו.
  עבור רוב האנשים, ברגע שיש להם מקום שנותן להם מענה לכמה שיותר צרכים, ככה יותר טוב, פחות כאב ראש. בטח ובטח אם זה מקום שהם מרוצים ממנו וכבר מכירים.
• נעשה מיון לפי כתובת – מכאן נוכל לדעת אם למיקום הגאוגרפי של הלקוחות יש רלוונטיות בהקשר המכירה. אם כן, אז אפשר למקד את השיווק שלנו לפי זה. אם לא, אז אפשר אולי להרחיב את השיווק גם למקומות רחוקים יותר שטרם הכירו אותנו.
• נעשה מיון לפי תאריך יום הולדת – נכון כיף לכן כשאתן מקבלות הטבה ליום הולדת? שובר מתנה, אחוז הנחה או סתם ברכה אישית? אני באופן אישי, מאוד אוהבת! אני גם מאוד מעריכה את הספקים שעושים את זה. למרות שאני יודעת שזאת מערכת אוטומטית שעושה את זה ולא באמת מישהו שלח לי את זה אישית, עדיין זה נותן לי הרגשה טובה.
  ו… כלקוחה ישראלית ממושמעת, ברור שאני אנצל את ההטבה (בואו לא נשכח שעבור בעל העסק זה מכירה כן?)
• נעשה מיון לפי מגדר – מכאן נוכל להבין אם יש לזה משמעות עבורנו מבחינת כמות הקניות ו/או המוצרים שנקנו, הכוונה היא אם יש מגדר מסוים שמעדיף מוצר מסוים ובהתאם לכך נתאים את השיווק.
  בכל פעם שאני כותבת שהשיווק שלנו יהיה יותר ממוקד, אני בעצם אומרת שכל שקל שאנו מוציאים על השיווק, הוא יותר שווה, הוא מכניס לנו יותר כסף.
• נעשה מיון לפי מקור הגעה – מכאן נוכל לדעת איפה להשקיע יותר. אם אחוז גדול מהלקוחות שלנו מגיע מפה לאוזן אז נשקיע יותר בלקוחות הקיימים, אולי נשלח להם הטבה עבור "חבר מביא חבר". או אולי נשקיע את כל כולינו בנטוורקינג כי משם מגיעים הרוב.
  אם יש ספק לידים שהוא מביא את עיקר הלקוחות, אז אולי לא צריך אחרים או אולי נדרש סוג לידים מסוים כי הם אלו שנסגרים הכי הרבה.
  גם כאן, ברגע שנדע את זה, זה חיסכון בכסף ובזמן.
• נעשה מיון לפי תאריך רכישה – מכאן נוכל להבין אם יש לנו עונתיות, אם יש מוצרים / שירותים מבוקשים יותר בתקופות מסוימות (חודש של חגים, סוף שנה, תחילת שנה). כמובן שברגע שנדע את זה, נוכל לתכנן קמפיין שיווקי בדיוק לתקופות האלה, אפילו אולי לתת מענה עם מוצרים / שירותים דומים / משלימים לתקופה המתאימה.
• כאן, נעשה גם מיון לפי שנה וככה נעשה השוואה בין השנים. נרצה לדעת מה קורה עם הלקוחות שלנו גם לאורך השנים, אם יש שינויים ולהכיר בהם. יותר מזה, אם אנו עשינו שינויים בעסק – כאן נוכל לדעת איך באו לידי ביטוי.
• נעשה מיון לפי כמה שילם – מכאן נוכל לדעת מי הלקוחות ששילמו הכי הרבה – נראה גם על מה, כי יש הבדל בין לקוח שקונה חבילה גדולה או חבילה קטנה כמה פעמים. או לקוח שקונה חבילת מסטיקים עשר פעמים או קרטון פעם אחת. (אל דאגה, אני לא אכנס לפסיכולוגיה צרכנית אבל בהחלט חשוב להכיר בנתונים). לדוגמה: אולי תוכלו לתכנן את ההזמנה הבאה עבור הלקוח שלכם. אם נגיד תראו שלקוח צריך את השירות / מוצר שלכם במחזוריות של פעם בחודשיים, תארו לכם איזו הפתעה נעימה תהיה לו כשאתם תתקשרו אליו ותזכירו לו שהוא לא היה אצלכם וסביר להניח שנגמר לו עוד מעט, ואולי הוא צריך. זה בטוח לקוח שיהיה מאוד לויאלי ונאמן כי הוא מבין שהוא נמצא במקום ששם אותו במרכז.

אחרי שהכל מול העיניים, מסודר, גילינו את כל הדברים הנפלאים האלה, יש עוד שאלות שנוכל לענות עליהן:

– האם הלקוח בפועל זה מי שאליו תכננו או שיווקנו?
– האם המוצרים / שירותים שנמכרו בפועל – הם אלו שהתכוונו למכור בקמפיינים הספציפיים?
– האם יש מוצר משלים שמתאים לרוב הלקוחות?
– מתי נשווק איזה מוצר לאיזה איזור?

בניית תהליכי ניהול ובקרה:
ברגע שהכנסנו את כל הנתונים לטבלה, יש לנו שליטה מלאה בכל מה שקורה בנוגע ללקוחות.
מכאן, אנו יכולים לגזור את כל השיטה ותהליך העבודה. אנחנו יודעים אילו נתונים צריכים עבור זה מהשיווק, דרך קבלת הליד ועד שהוא הופך ללקוח קיים.
ברגע שהכל ידוע אז אפשר להתרכז במתן השירות ולא להמציא את הגלגל בכל פעם מחדש.

• דבר ראשון, לאסוף את כל המידע למקום אחד: הכנסות / הוצאות / תשלומי רשויות / תשלומים קבועים וכו'
  מי שעובדת עם תוכנה דיגיטלית – האם גם ההוצאות מופיעות שם? גם החשבוניות מצורפות?
• דבר שני, רצוי לשבץ את הכל בגיליון אחד פשוט (חודשי): תאריך, מה נכנס, כמה, מה יצא, כמה.

את ההוצאות /הכנסות הקבועות ניתן לשבץ קדימה לאורך כל השנה (זה יעזור לנו בהמשך)

מה נרצה שיהיה לנו (גם מבחינת ההוצאות וגם ההכנסות):

• סכום
• תאריך תשלום
• אמצעי תשלום

אחרי שהכל מסודר, בואו נראה מה אומרים לנו הנתונים:

• נעשה סיכום של ההוצאות – מכאן נוכל להבין כמה כסף נדרש כדי להיות בנקודת שוויון.
• נעבור על התאריכים – נרצה מאוד שכל ההוצאות יהיו בתאריך אחד קבוע, מקסימום שניים וכל ההכנסות בתאריך אחד קבוע (ולפני ההוצאות).
• לפי כך, נוכל לדעת אילו תאריכי תשלומים נסגור עם הלקוחות / ספקים.
• לפי הטבלה הזאת נוכל לעקוב אחרי החשבוניות שיצאו ונכנסו.
• אחרי חודש אחד של מעקב, כבר נוכל לעשות ניבוי חודשי / רבעוני / שנתי ולפי זה כמובן תהיה לנו תוכנית עסקית ונדע איך צומחים, מתי ובאיזה קצב.
• אפשר להרחיב את המעקב, לחלק את ההוצאות לפי סוג ההוצאות (קבועת / משתנות).

בניית תהליכי ניהול ובקרה:
ברגע שהכנסנו את הכל תחת מקום אחד – יש לנו מול העיניים שיטת עבודה. כעת, ידוע לנו מה עושים עם כל תשלום / הוצאה / הכנסה / סגירת הסכם מול ספק/ לקוח.

דבר ראשון, לאסוף את כל המידע למקום אחד.

מה נרצה שיהיה לנו?

• שם הספק
• פרטי אנשי קשר
• תאריך תחילת ההתקשרות
• תוקף הסכם
• תנאי ביטול
• מוצר / שירות שהוא מספק
• תנאי תשלום
• יחס המרה
• עלות חודשית
• צורת התשלום

אחרי שהכל מסודר, בואו נראה מה אומרים לנו הנתונים:

• נעשה מיון לפי תאריך תחילת ההתקשרות – מכאן נוכל לדעת אם יש לנו הסכמים בתוקף, מתי צריך לחדש (את זה מכניסים ליומן כמשימה עתידית).
  פעם ברבעון / חציון מומלץ לעשות בדיקה ולראות אם יש ספקים חדשים, משתלמים יותר או יעילים יותר (לרוב אנו לא בודקים ונשארים עם אותם ספקים בגלל נוחות – שעולה לנו הרבה כסף במצטבר).
• נעשה מיון לפי מוצר / שירות – מכאן נוכל לדעת אם יש ספק שנותן לנו יותר ממוצר / שירות אחד. אולי נוכל לבקש הנחה, ליצור חבילה.
• נעשה מיון לפי תנאי התשלום – מכאן נוכל לדעת מתי משלמים למי (ככה המאזן שלנו יהיה יותר מעודכן).
• נעשה מיון לפי יחס המרה, כלומר, כמה כסף מכניס כל שקל שאנו מוציאים על הספק – מכאן נוכל לדעת אם זה משתלם לנו או שזה הזמן לחפש פתרון או ספק אחר.
• נעשה מיון לפי צורת התשלום – מכאן נוכל להבין אם יש ריבוי צורות תשלום ולפי זה לצמצם.

אני באופן אישי, הוספתי גם טבלה שנתית של מעקב תשלומי ספקים – כל חודש: סכום לתשלום, מתי שולם / אם קיבלתי חשבונית/קבלה.
מכאן ניתן להשוות מול נתוני המכירות: אם החודש ששילמנו הכי הרבה לספקים זה גם החודש שההכנסות היו הכי גבוהות (עבור הספקים הרלוונטיים).

בניית תהליכי ניהול ובקרה:
כעת, יש לנו את כל הנתונים שצריכים להיות על הספקים ואנחנו יודעים לגזור לאחור את כלל הפעולות. ניתן לתכנן לו"ז ולשים מופעים קבועים כמו בדיקת ספקים חדשים בכל רבעון או חידוש הסכמים בכל סוף שנה.

דבר ראשון, לאסוף את כל המידע למקום אחד.

מה נרצה שיהיה לנו:

• שם העובד.ת
• תאריך תחילת העבודה
• תנאי החוזה (תשלומים)
• קופת פנסיה (אם פעילה או לא)
• תאריך יום הולדת
• 101 לכל שנה בנפרד
• אם יש נקודות זכות
• עמידה ביעדים לפי חודשים

אחרי שהכל מסודר, בואו נראה מה אומרים לנו הנתונים:

• נעשה מיון לפי תאריך תחילת העבודה – מכאן נוכל לדעת מי העובד הכי ותיק שלנו, האם אנו חוגגים / מציינים ותק? האם העובדים והעובדות שלנו נשארים בארגון לאורך זמן?
• בהתאם לאם יש או אין קופת פנסיה פעילה – נכניס משימות ליומן לתחילת הפרשת הכספים לקופה.
• בהתאם לתאריכי יום הולדת – נכניס תזכורות ביומן לחגוג / לקנות מתנה.
• לפי נקודות הזכות – נכניס תזכורות ליומן לבדוק חידוש זכאות.
• לפי עמידה ביעדים נוכל לתכנן את גרף הלמידה,  קורסים והשתלמויות.

אני רגילה להכין תיקייה לכל עובד.ת ששם אני מתייקת את כל הניירת.
בנוסף, טבלת שכר שבה יש גיליון לכל חודש, מוכן מראש עם כל הנוסחאות (רק לשבץ את השעות / בונוסים של אותו חודש).

בכללי: אני ממליצה להתייעץ עם רו"ח ועו"ד לפני תחילת העסקת עובדים על מנת להכיר את כלל החוקים, החובות והזכויות.
לפי זה להכין נהלים ברורים (נוהל קליטת עובד, נוהל עזיבת עובד וכו').

בניית תהליכי ניהול ובקרה:
מעצם העובדה שהכנסנו את הכל תחת אותו מקום, כבר ניתן לראות מהי שיטת העבודה והבקרה של העובדים. יש כבר תהליך קליטת עובד, תהליך עזיבת עובד, תהליך בקרה על משימות/יעדים.
בפעם הבאה שאתם קולטים עובד, הכל זורם על אוטומט.