שמים סוף לדחיינות

אני שומעת כל כך הרבה פעמים על דברים שמתוכננים ולא יוצאים לפועל. יש מיליון מחקרים על סוג בן אדם ובאיזו צורה הוא צריך לעבוד כדי שיהיה אפקטיבי. או מתי כל אחד מאיתנו יעיל יותר: בבוקר או בלילה? וכו' וכו' וכו'.
בסופו של דבר, יש לנו תוכנית עבודה, משימות ויעדים ואנחנו רוצים לוודא שזה קורה. לא משאירים יותר משימות באוויר, שמים סוף לדחיינות – ביצוע מוצלח של משימות.

אז איך מוציאים משימות לפועל, מה עושים כדי להבטיח שזה פשוט יקרה?

במילים אחרות: משיבים פייט לדחיינות!

כל אחד מאיתנו עובד בצורה שונה, לכל אחד יש את התכונות החזקות והחלשות שלו.
יש כאלה שהם מאוד מסודרים, מתקתקים מהר והכל אצלם נראה ממש קל. יש כאלה שלוקח להם המון זמן לעשות דברים יחסית פשוטים. דוחים כל הזמן, עד שהרבה פעמים פשוט מתייאשים ולא מבצעים הרבה משימות אם בכלל.
ככה אנחנו מתנהלים גם בחיים האישיים וגם בעסק. חשוב שנכיר את עצמינו ונהיה מודעים לאסטרטגיה שלנו. להבין באיזה תחום אנו דוחים ובאיזה תחום מתקתקים (יכול להיות שאני מתקתקת מיד כל מה שקשור לעסק אבל דוחה עד אין סוף כל מה שקשור לאישי או היהפך או גם וגם).
אחרי שחקרתי את עצמי ואת הסביבה שלי (חברים, משפחה, בעלי חברות, פרילנסרים ושכירים), הבנתי שלמרות שלכל אחד מאיתנו יש דפוס התנהגות מסוים ושונה מאחרים (תלוי סיטואציה כמובן) , בסופו של דבר, כשאנו כן מצליחים, אנו עושים דברים די דומים.

את השיטה כתבתי פשוט כדי לחסוך זמן וכאב ראש לכל מי ש"דוחה" משימות. בכל שלב, כל אחד יכול לבחור את הדרך שהכי מתאימה לו, העיקר לעשות.

השלב הראשון: פשוט לכתוב TO DO LIST

  • לאסוף את כל המקורות של המשימות שלכם: יומנים, פתקיות, כל מה שנמצא בזיכרון בראש, 10 המחברות שכל אחת מתחילה במשימות שונות. בקיצור – שהכל יהיה מול העיניים
  • ממש לא משנה מאיזה תחום המשימה שאתם רוצים לעשות. העיקר, פשוט לשפוך הכל על הדף / יומן / word / keep (או כל כלי לניהול משימות שאתם אוהבים)
  • אם זה להוציא דיוור לחג או לפתוח חשבון בנק חדש. או להחזיר ספר לספרייה או להחליף את הספה בבית, פשוט לכתוב את ה-כ-ל!
  • בשלב הזה לא עושים שום חלוקה. לא מתחשבים בטווח זמן / בדחיפות / חשיבות או תחום
  • אני עושה את זה באקסל כדי שיהיה לי קל עם הצעדים הבאים. כל אחד שיבחר מה שעובד בשבילו
  • אגב: את הצעד הזה, עושים רק בפעם הראשונה, לאחר מכן זה הרבה יותר פשוט כי הבסיס כבר קיים

השלב השני: חלוקה לפי עסקי / אישי

  • תפתחו עמודה של עסקי ועמודה של אישי
  • תיקחו את הרשימה המאוד גדולה שיצרתם ופשוט תעשו ימינה / שמאלה לפי תחום אישי ותחום עסקי. כן, כן כמו באפליקציות היכרויות

השלב השלישי: חלוקה לפי דחוף / חשוב

  • או שתחלקו כל עמודה (עסקי / אישי) לשניים או תבחרו שני צבעים: כחול לדחוף, ורוד לחשוב
  • דרגו כל משימה לפי רמת הדחיפות / חשיבות שלה. זה יכול להיות חלוקה לשתי עמודות או שימוש בצבעים. אם יש משימות שהן גם דחופות וגם חשובות אז לשים אותן ראשונות
  • לכתוב את המשימות הדחופות ואחריהן את החשובות. לפעמים כשתעברו עליהן שוב, דירוג המשימה יכול להשתנות. או משימה שחשבתם שהיא דחופה הופכת לחשובה והיהפך
  • לפעמים גם קורה שעולה התלבטות ולא לגמרי בטוחים איך לדרג משימה. במקרה כזה, לשים אותה בצד ולחזור אליה בסוף, העיקר להמשיך לא להיתקע על זה

השלב הרביעי: חלוקה לפי טווח זמן

  • לחלק את המשימות לפי טווח קצר וטווח ארוך. טווח קצר בשבילי זה שבועיים עד חודש, טווח ארוך זה חודש ומעלה. שכל אחד יגדיר לעצמו מה זה טווח קצר או ארוך בשבילו
  • יכול להיות שתשימו משימה לטווח הקצר אבל כדי להשיג אותה חסרים לכם כלים. אז תשימו אותה לטווח הארוך ואת הכלים להשגתה שימו לטווח הקצר

השלב החמישי : פירוק משימות לפעולות

  • עכשיו כשברור על מה צריך לעבוד, נשאר רק לפרק כל אחת מהמשימות לפעולות
    לדוגמה: נניח שאתם צריכים להחליף ספה בבית אז הפעולות של משימה זאת יכולות להיות: מדידה של המקום, החלטה לגבי סוג הבד, החלטה לגבי תקציב, ביצוע סקר שוק
  • מפרקים את המשימות לפעולות כדי להבין שני דברים:
    א. אם יש לכם את כל הכלים לעשות את המשימה
    ב. כשהמשימה תהיה ביומן, לא תבזבזו זמן על החלטות או על חשיבה איך לעשות כי הכל כבר מוכן

השלב השישי: שיבוץ ביומן

  • לבחור באיזה יומן אתם עובדים (רק אחד): יומן גוגל או אאוטלוק, יומן של אנדרואיד או אפל, אקסל וכו'
  • לפתוח את היומן במוצ"ש או יום חמישי לפני שאתם סוגרים את השבוע. לשבץ את המשימות של כל השבוע
  • חשוב שהזמן יהיה ריאלי ומדויק. כלומר אם החלטתם שהשבוע אתם מחליפים ספה אז לכתוב תאריך, שעה וטווח שמתאים לכל הפעולות שתכננתם
  • בתכנון יש לקחת בחשבון גם משימות מהתחום העסקי וגם מהאישי, כמובן שיש להתחיל מראש הרשימה, לפי הדירוג שנקבע
  • יש לקחת בחשבון את כל "ההפרעות" שאפשר לנבא או בלת"מים צפויים (כן כן יש דבר כזה, הרי אנו למודי ניסיון)

על מה לשים לב?

  • יכול להיות שמשימה מסוימת תדחה מיום ליום. בדרך כלל אם זה קורה במשך שבוע וחצי / שבועיים, אז עצרו ועשו עליה zoom in . תבדקו מה עוצר אותכם מביצוע (אולי היא לא חשובה / דחופה כמו שחשבתם או אולי אין לכם את כל הכלים כדי לבצע אותה, אולי מחסום כלשהו או אולי משהו אחר)
  • לפי זה, תחליטו אם לטפל במחסום עצמו או בכלים החסרים או לדרג אותה מחדש
  • את המשימות שדחינו מיום ליום, יש לקחת בחשבון בתכנון שעושים במוצ"ש כחלק אינטגרלי של הרשימה
  • בכל סוף יום יש להיכנס ליומן (לפעמים כמה פעמים ביום) ולעשות V / למחוק / לעשות קו או X על המשימות שבוצעו. כמו כן, להעביר למועד אחר משימות שלא בוצעו

אז שמים סוף לדחיינות ואת העבודה הארוכה ו"הקשה" עושים רק בפעם הראשונה, לאחר מכן זה פשוט רץ. מה גם, שזה הופך להרגל.
בהצלחה!

יש לכם את האפשרות לעשות את התהליך "שמים סוף לדחיינות – ביצוע מוצלח של משימות" יחד איתי, תוך מיקוד וליווי צמוד,

או "לעשות את זה בעצמכם".
כדי לעזור לכם, הכנתי דף העבודה עם כל השלבים.

לצפייה בדף העבודה, לחצו מטה:

השאירו פרטים לקבלת המדריך / צקליסט

המדריך ישלח אליכם באימייל תוך 2 ימי עסקים