בניית תיק הגדרת תפקיד
בניית תיק הגדרת תפקיד זה נושא מאוד אהוב אלי באופן אישי.
למה? כי זה הציל אותי הרבה פעמים.
בצבא, בערך כל שנתיים עברתי תפקיד ובכל פעם יצא ככה שגם עברתי תחום וגם בסיס. במילים אחרות, התחלתי מההתחלה בכל פעם מחדש.
ברוב המקרים הייתה חפיפה (לפעמים טובה יותר, לפעמים פחות). אני זוכרת את הרגעים האלה בתחילת התפקיד, כשהפעולות עדיין לא אוטומטיות. לפני כל פעולה, עדיין צריך לחשוב מה עושים ופתאום הייתי נתקעת.
לא מוצאת בדיוק מה שאני צריכה לעשות ובעיקר איך.
הייתי מגיעה למבוי סתום על משהו שלא הכרתי, שלא לימדו אותי. אז הייתי מחפשת את מי לשאול, אבל לא תמיד האנשים זמינים אז צריך להסתדר לבד.
ברגעים כאלה הייתי פותחת את תיק הגדרת התפקיד. הייתי מוצאת עולם שלם של ידע מסודר, זה הציל אותי בכל פעם מחדש.
בעבודה הראשונה שלי באזרחות, כשכירה, הכנתי כזה לכל סוג תפקיד שהיה לנו. זה הפך להיות חלק מנוהל קליטת עובד. כשעובד חדש מגיע, אחד הדברים שהוא מקבל בקליטה זה תיק הגדרת התפקיד שלו.
מה הוא כולל?
- מידע כללי על החברה / עסק / משרד והנהלה,
כדי שהעובד ידע מה זה המקום אליו הגיע, יכיר את ההיסטוריה שלו, מי הקים ולמה, מה החזון והמטרות.
זה ממש מחבר את העובדים. הם מרגישים חלק מהמקום, הם רוצים להיות חלק מההצלחה. - פרטים לגבי התפקיד – אם זה כולל עבודה מול מערכת מסוימת אז לפרט את הכל. את כל הפעולות שהעובדת צריכה לעשות, כולל צילומי מסך. ממש כמו ספר הדרכה, או כמו מדריך להרכבת רהיט באיקאה.
כשאתן מתחילות לבנות תיק הגדרת תפקיד, דמיינו שאתן כותבות למישהו, בלי לדבר איתו ואתן רוצות שיהיה מסוגל לעשות את הכל רק לפי מה שכתבתן (די דומה למה שאתן קוראות כאן). - נהלי המקום, מה תחת אחריותו ומה לא. מה קוד ההתנהגות במקום, האתיקה של המקום, מה מצופה ממנו מבחינה אישית ולא רק מקצועית.
ממש ספר הפעלה מא' עד ת'.
הדבר הזה ממש לא מחליף חפיפה / הדרכה, אלא:
- ברגע שעובדת עברה על החומר ורק אחרי זה עושים לה חפיפה, זה לוקח פחות זמן כי הלמידה לא מתחילה מאפס.
- היא מרגישה בנוח בזמן קצר יותר כי היא מכירה (דרך הקריאה), הרבה מבעלי התפקידים וגם, כשהיא צריכה משהו היא כבר יודעת את מי לשאול.
- כשהוא יודע מה יש בחוברת אז הוא לא פונה אליכם בכל שאלה קטנה (מכירים את השאלות על מה לוחצים כדי….? איפה נמצא הקובץ…?) כי כבר יש לו את זה מול העיניים.
- כשאנו מצליחים לעשות משהו לבד (בעזרת החוברת), רמת הביטחון שלנו עולה. יש תחושת מסוגלות וביטחון עצמי והנה לכם, עובד שזמן ההכשרה שלו קצר יותר, הוא יכול להשתלב במהירות.
אני ממליצה על בניית תיק תפקיד גם בעסקים שעדיין אין בהם עובדים.
למה?
- אתן לא מבינות כמה דברים שיניתי כשהכנתי לעצמי כזה. פתאום שמתי לב שאני עושה הרבה פעולות בצורה לא יעילה, רק כי התרגלתי ככה. הרי תוך כדי העבודה, אין זמן לחשוב על יעילות של התהליך.
פתאום מצאתי פתרונות יצירתיים וקיצורי דרך שלא הייתי חושבת עליהם. - אתן מכינות את הקרקע לרגע שכן יהיו לכן עובדים. בדרך כלל כשמגיע הרגע לגדול ולהכניס עובדים, יש הרבה לחץ. אין כל כך פניות וזמן להקדיש לחפיפה מסודרת. במקרה כזה, אתן כבר מסודרות.
- אם יצאתם לחופשה והשארתם במקומכם מישהו שייתן מענה. נניח שיש לו שאלה ואתם נמצאים בבריכה בלי הטלפון – הוא יכול להסתדר לבד והלקוחות שלכם ממשיכים לקבל מענה ולא מרגישים שאתם לא נמצאים.
- כשיש לכם חוברת כזאת, זה עוזר לכם לדעת איזה עובד לחפש (זוכרים את הפרק של השמת עובדים? – אפשר לקרוא כאן).
קיימת האפשרות שאני אבנה עבורך תיק הגדרת תפקיד,
או "לעשות את זה בעצמך".
כדי לעזור, הכנתי דף העבודה עם כל השלבים.
