למי מכם שמשתמש בקופה קטנה אז שימו לב שמתבצע רישום מדויק (ממש ברמת השקל הבודד) של כל מה שיוצא ונכנס אליה.
כן אני יודעת שלפעמים לא מתייחסים ברצינות לזה כי זה כביכול כסף קטן, אבל דווקא בגלל זה, יכולות להיות שם בעיות.
חשוב לזכור שזה לגמרי חלק מהעסק, זה לא "דמי כיס" או "כסף זרוק".

אם יש לכם עובד שאחראי עליה אז תוודאו שאתם עושים בקרה וכל אחד יודע בדיוק למה היא נועדה ובמיוחד למה היא לא.

בעיקרון, קופה קטנה יכולה לשמש לתשלום על שליחויות וקניות קטנות (שליחת דואר, קניות בסופר וכו'). כן, תמיד נעדיף לשלם בכרטיס האשראי, כי יש הרבה יותר שליטה.

לשים בצמוד לקופה ניילונית לאיסוף החשבוניות. כמו כן, לדאוג שהן מגיעות לרואה החשבון בזמן, ביחד עם יתר המסמכים.

ואולי הדבר הכי חשוב: אל תתנו גישה לקופה הזאת לכל אחד. אתם ומקסימום עוד עובד אחד שעליו אתם ממש ממש סומכים. אל תשכחו שמדובר בכסף מזומן (גם אם סכום קטן) וקשה יותר לעקוב אחריו.

קניות למשרד: להקצות סכום חודשי קבוע, בתחילת חודש ולוודא אם זה מספיק. וזהו.
אחרי זה, הסכום הזה הולך להיות קבוע.
יש הרבה דברים שלא משתנים הרבה: מספר כוסות הקפה ששותים במהלך היום, כמות החלב שצוריכם, כמות ההדפסות או מספר העטים / קלסרים וכו'.
הרכישות הן פחות או יותר קבועות. לכן אין סיבה לחרוג או שהסכום לא יהיה מספיק.

הזמנות אחרות: שימו לב לתדירות ההזמנות של כל דבר (דיו למדפסת, דפים, ציוד משרדי וכו') והפכו זאת למשימה קבועה ביומן (תאמינו לי שמרפי עובד נהדר כאן ובדיוק כשתצטרכו לצלם משהו באופן דחוף, בדיוק אז הצבע יגמר).

יש לכם את האפשרות שאנו נבנה עבורכם את התהליך. בסיום, תהיה לכם רשימה מסודרת של כל מה שאתם צריכים במשרד, כולל תדירות וכמות הזמנות,

או "לעשות את זה בעצמכם".
כדי לעזור לכם, הכנתי דף העבודה עם כל השלבים.