בקרת יעדים ומשימות
מה זאת בקרת יעדים ומשימות ואיך זה בא לידי ביטוי בעסק?
אין ספק שאנחנו אוהבים לפרק מטרות למשימות ויעדים, עבור עצמינו ועבור העובדים שלנו.
כל עבודת התכנון היא מעולה ותהליך מדהים בפני עצמו, אך לא שווה כלום אם אנו לא עוברים לביצוע ולא מודדים את הביצוע.
איך נדע שמה שתכננו אכן התבצע? האם זה יעיל, האם אנחנו עומדים בזמנים?
אפשר לחלק את הנושא לשני חלקים:
בקרת יעדים ובקרת משימות אבל המהות היא אותה מהות.
בשורה התחתונה נדרש מנגנון שבעזרתו נדע מה בוצע ומה לא.
ואם יש עמידה ביעדים או לא
(כמובן שאם לא אז צריך לדעת למה כדי לזהות אם נדרשת התערבות).
אז בואו נתחיל בבקרת משימות:
את שיטת הרמזור מכירות?
זאת שיטה ויזואלית לקידום התקדמות ביצוע המשימות.
מה אומרים הצבעים?
לבן – משימה שטרם התחילה
צהוב – בטיפול
ירוק – בוצעה
אדום – בוטלה או אין עמידה ביעד מבחינת הזמנים
אם אתן לא עובדות עם אפליקציה או תוכנה אז אפשר לעשות טבלת אקסל עם הצבעים.
לא לשכוח להוסיף תאריך, מה נדרש, מי עושה, עד מתי.
כמובן שאתן רוצות כזה גם עבור העובדים שלכן אבל קודם החליטו אם אתן רוצות לראות את כל המידע או רק את הסיכום. לפי זה תדעו מה לבקש מהם שיציגו לכן.
האם אתן רוצות לראות את זה באונליין (הכוונה היא בקובץ משותף ו/או תיקייה משותפת ברשת הפנימית) או כדיווח יומי / שבועי / חודשי?
אם יש לכן מערכת CRM אז זה הרבה יותר פשוט – שם רק תחליטו באיזו תדירות אתן מפיקות את דוחות הבקרה. רק שמרו על עקביות, כלומר, אם זאת בדיקה שבועית אז כל שבוע באותו יום (בצורה הזאת ניתן להסיק מה עובד ומה לא).
בדיקת יעדים:
אקח לדוגמה את תפקיד תיאום הפגישות – כמובן שכל אחד יכול להתאים את זה לכל תפקיד.
את טבלת הבקרה בונים לפי איך משולם השכר עבור תיאום הפגישות. זאת אומרת שאם משלמים בסיס + בונוסים במדרגות אז זה מה שמוביל אותנו בבניית הטבלה.
נניח שמשלמים לפי פגישה שהגיעה בפועל אז כדאי שיהיה גם פירוט של כל הנתונים ובאותו גיליון, למטה נרצה גם סיכום (שמחושב אוטומטית).
אז נרצה שיהיה:
- פרטי הליד
- מקור ההגעה (לפי זה נדע אם העובד הספציפי הזה סוגר יותר מספק לידים מסוים או אולי נבין שהוא סוגר יותר לידים חמים מאשר קרים. לפי זה נדע איפה לחזק אותו)
- באיזה יום נקבעה הפגישה (על מנת להבין את הקצב היומי)
- עבור איזה תאריך נקבעה (הרי משלמים פר הגעה)
- עבור מי (אם יש יותר מגורם אחד שעושה את הפגישות בפועל)
- הגיעה / לא הגיעה
בסיכום, נעשה שימוש בנוסחאות פשוטות של:
- כמה ימים יש באותו חודש
- כמה הגיעו בפועל (תראו אם אתם רוצים להפריד את סוגי הפגישות, לפי פרונטליות / דיגיטליות – זה תלוי אם התמחור הוא שונה)
- מהו קצב של תיאום הפגישות
- מה אחוז הגעה בפועל – לפי זה נוכל לדעת כמה לידים נדרשים עבור כל פגישה ובצורה כזאת נוכל לתכנן את תקציב השיווק
- מה היעד, אם יש עמידה ביעד או לא?
גם כאן ניתן להשתמש ברמזור: ירוק – פגישה שהתקיימה, אדום – בוטלה,
צהוב – לתאם מחדש.
אפשר להשתמש באותה שיטת בקרה גם במכירות או כל תפקיד אחר שיש בו יעדים.
כמובן, שאם אתם משתמשים במערכת CRM אז החיים הרבה יותר פשוטים, בסה"כ נדרש רק להפיק דו"ח.
* קיימת האפשרות שאני אבנה את טבלת מעקב ובקרת יעדים עבורך
או "לעשות את זה בעצמך".
כדי לעזור, הכנתי דף העבודה עם כל השלבים.
